Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh (Resignation Letter) cập nhật 2024



Quy trình xin nghỉ việc chuẩn chỉnh không thể thiếu việc gửi đơn lên các cá nhân và bộ phận liên quan, dù bạn đang làm việc trong bất kỳ môi trường hay lĩnh vực nào.

Có thể bạn đã biết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là “Resignation Letter”, nhưng bao gồm những nội dung gì và nên viết thế nào cho thuyết phục? Cùng CakeResume tìm hiểu cách viết thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh trong bài viết này nhé!

1. Tiêu đề 

Thay vì viết quá dài dòng và cầu kỳ, bạn chỉ cần ghi “Resignation Letter” ở đầu trang và căn chỉnh sao cho hài hòa với toàn bộ văn bản là được. Trong trường hợp bạn gửi đơn xin nghỉ việc qua email, tiêu đề mail xin nghỉ việc bằng tiếng Anh (Subject) nên ghi theo mẫu: 

2. Thông tin người gửi và người nhận

Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh cũng cần tuân theo quy tắc của môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin người gửi và người nhận ở phần đầu của đơn, bất kể bạn gửi qua email hay in thành bản cứng.

Các thông tin cần có bao gồm:

• Ngày, tháng, năm gửi đơn
• Thông tin người gửi và người nhận với đầy đủ họ tên, chức vụ, bộ phận
• Tên công ty kèm địa chỉ công ty (Nên có, đặc biệt với công ty có nhiều chi nhánh)

3. Lời chào

Hãy mở đầu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh bằng lời chào trang trọng tới người nhận theo mẫu “Dear Mr. / Mrs. [Tên cấp trên của bạn]”. Trong trường hợp bạn gửi đơn tới cả quản lý và bộ phận nhân sự công ty, bạn có thể viết lời chào như sau:

4. Nội dung chính

Đây là phần bạn sẽ trình bày ngắn gọn và rõ ràng lý do nộp đơn xin thôi việc. Đừng quên đề cập tới ngày làm việc cuối cùng của mình tại công ty trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh nhé! Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp, sẽ có nơi yêu cầu bạn gửi đơn trước ngày nghỉ chính thức tối thiểu từ 2 đến 3 tuần. Hãy tìm hiểu kỹ nội quy công ty và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác trong đơn xin thôi việc bằng tiếng Anh của bạn để tránh các hiểu nhầm không đáng có (mà tệ hơn là ảnh hưởng tới hình ảnh chuyên nghiệp bạn cố gắng duy trì bấy lâu nay).

Ví dụ:

Nội dung chính của đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối của bạn kèm theo lời cảm ơn tới quản lý và công ty về quãng thời gian gắn bó vừa qua. Nhưng chớ nên quá “mùi mẫn” vì văn bản này là đơn xin thôi việc chính thức, dùng để lưu vào tài liệu quản lý nhân sự của công ty. Hãy để dành những cảm xúc muốn nói tại buổi tiệc chia tay trong ngày làm việc cuối cùng nhé.

Ví dụ: 

5. Kết đơn

Cuối cùng, bạn nên lịch sự ngỏ ý sẽ sẵn sàng hỗ trợ nhân viên mới - người sẽ thay thế bạn, hoặc các đồng nghiệp hiện tại trong quá trình chuyển giao công việc nội bộ. Nếu có bất kỳ tài liệu nào cần bàn giao hoặc bất kỳ thủ tục hành chính nào cần thực hiện theo quy định công ty, đừng quên ghi rõ trong phần kết của đơn. Trong trường hợp bạn không quá tường tận về thủ tục xin nghỉ việc, bạn có thể ghi như sau:

6. Chữ ký

Trước khi ký vào đơn xin nghỉ việc, hãy viết một dòng kết thúc trang trọng “Sincerely” hay “Thank you for everything” nhé để thể hiện sự chuyên nghiệp nhé. 

Dưới đây là các ví dụ và mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp để bạn tham khảo.

🔎 Thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

🔎 Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

🔎 Mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Nếu bạn tìm đến bài viết này chỉ để tham khảo cho sau này, còn thực tế thì bạn đang cần đơn xin phép nghỉ làm bằng tiếng Anh, CakeResume có sẵn một mẫu chuẩn chỉnh để bạn dùng ngay đây!

✅ Trình bày lý do rõ ràng, ngắn gọn.

Điều này đồng nghĩa với việc bạn không nên đưa ra các thông tin không cần thiết và có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ về sau giữa bạn và công ty cũ. Ngay cả khi lý do bạn rời đi là vì có điều chưa hài lòng với công ty cũ, bất kể là đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh hay tiếng Việt không nên đề cập đến vấn đề này.

✅ Cân nhắc thời gian nộp đơn.

Nếu như bạn đã trao đổi với quản lý và công ty theo đúng quy định thì thời gian nộp đơn xin nghỉ việc chính thức không quá quan trọng. Lúc này, đơn từ chỉ mang hình thức hoàn thành đủ thủ tục hành chính nhân sự. Còn ở trường hợp ngược lại, tốt nhất bạn nên gửi đơn xin nghỉ việc tối thiểu 3 tuần trước để tránh rắc rối cho các bên. 

✅ Đính kèm các tài liệu bàn giao công việc.

Đừng quên tìm hiểu kỹ thủ tục bàn giao công việc và quy định của công ty về quá trình xử lý cũng như các tài liệu bạn cần cung cấp trước khi nghỉ việc nhé! Nhiều công ty quốc tế sẽ yêu cầu nhân viên đính kèm các tài liệu này vào email gửi đơn xin nghỉ việc tiếng Anh của mình để thuận tiện cho công tác nhân sự. Ngoại trừ trường hợp đặc biệt, các tài liệu (mà đặc biệt là đơn từ và form mẫu) nên ở định dạng PDF.

--- Tác giả bài viết: Yifang ---