Town Hall Meeting: Pengertian dan Cara Melakukannya dengan Tepat!

Dalam proses mencapai kesuksesan suatu perusahaan, dibutuhkanlah keterlibatan karyawan. Tetapi, faktanya 85% karyawan tidak benar-benar terlibat dalam pekerjaan mereka. Seringkali ini terjadi karena adanya miskomunikasi antara manajemen dan karyawan terkait dengan transparansi dan keterlibatan dalam tujuan perusahaan.

Salah satu cara yang efektif adalah dengan mengadakan town hall meeting. Lantas apa tujuan dan cara melakukan town hall meeting? Yuk, simak artikel ini sampai habis!

Tujuan mengadakan town hall meeting
Tujuan mengadakan town hall meeting

Apa yang Dimaksud dengan Town Hall Meeting?

Town hall meeting adalah sebuah rapat pertemuan untuk membahas informasi terbaru dan juga menyampaikan feedback tentang apa yang berhasil dan apa yang harus di evaluasi. Town hall meeting juga disebut sebagai all-staff meetings atau all-hands

Town hall meeting biasanya dihadiri oleh seluruh anggota perusahaan, mulai dari CEO hingga manajer dan karyawan tanpa terkecuali. Meeting ini dapat diadakan secara online untuk tim jarak jauh atau secara hybrid.

Town hall meeting menjadi kesempatan yang baik untuk membahas ulang visi dan misi perusahaan agar seluruh anggota perusahaan berada dalam satu tujuan yang sama.

💡 Pro tip: Jika kamu memiliki anggota tim di banyak zona waktu yang berbeda, carilah waktu yang cocok untuk semua orang. Jika tidak memungkinkan, kamu dapat bagikan rekaman rapat dan meminta semua anggota untuk menontonnya.

Mengapa town hall meeting menjadi hal yang penting ?

Berdasarkan survey Slack tahun 2018, diketahui bahwa 87% karyawan menginginkan transparansi di tempat kerja. Town hall meeting adalah cara terbaik untuk menghubungkan manajemen dengan karyawan dan menciptakan transparansi dalam keputusan perusahaan.

Dengan membahas topik yang lebih luas tentang perusahaan, ini dapat membuat karyawan sadar dan selaras dengan tujuan perusahaan. Efek jangka panjangnya dapat membuat anggota perusahaan merasa dilibatkan secara keseluruhan.

Mengapa Perusahaan Melakukan Town Hall Meeting?

Dengan perusahaan mengadakan town hall meeting, pasti ada tujuan yang harus diperhatikan oleh anggota perusahaan. Tentunya, rapat ini akan menuai banyak jenis manfaat. Karena dalam rapat ini tidak hanya menyampaikan informasi penting, tetapi ada juga komunikasi dua arah yang akan menghasilkan keselarasan tim

Berikut ada 5 poin mengapa perusahaan mengadakan town hall meeting:

1. Dapat Membagikan Informasi dengan Mudah

Ada beberapa cara untuk membagikan informasi kepada seluruh anggota perusahaan seperti email atau virtual chat update. Akan tetapi, ada baiknya jika mengadakan town hall meeting ketika memberikan informasi yang lebih kompleks.

Dengan semua anggota perusahaan hadir di rapat, maka ini akan menjadi kesempatan yang baik untuk mengumumkan apa pun seperti strategi perusahaan hingga angka-angka finansial perusahaan.

2. Menyatukan Tim

Town hall meeting pada dasarnya hampir sama dengan pertemuan sosial atau pertemuan kerja. Dengan kesempatan ini anggota perusahaan dapat mengenal sesama individu yang lainnya.

Dalam rapat, kamu juga dapat mengenalkan tim atau individu atas apa yang telah mereka kerjakan. Kamu dapat menyatukan tim di balik sebuah proyek dan membahas performance goal.

3. Kesempatan untuk Berdiskusi dan Membahas Feedback

Keterlibatan karyawan menjadi prioritas utama bagi para pemimpin yang bijaksana. Dalam town hall meeting, berikan karyawan kesempatan untuk melibatkan diri dengan mendukung mereka untuk membagikan pemikiran mereka.

Membahas feedback setelah apa yang telah perusahaan capai merupakan hal baik untuk mengevaluasi ulang tentang hal apa yang dapat dilakukan lebih baik. Sehingga, anggota perusahaan pun dapat mengevaluasi dirinya dan bekerja dengan lebih baik lagi.

4. Memperkuat Budaya dalam Perusahaan

Gunakan kesempatan ini untuk membangun kepercayaan, memperkuat budaya perusahaan, dan menunjukkan apa artinya menjadi bagian dari perusahaan.

Pertemuan ini juga dapat digunakan untuk berbagi ide dan antusiasme terhadap perusahaan. Ini dapat mendorong energi perusahaan dan karyawan ke depan, serta membuat para pemimpinnya memimpin dengan penuh semangat. Hasil ini akan sulit dicapai melalui email.

📚  Baca juga: 8 Tipe Budaya Perusahaan (Corporate Culture): Ciri-ciri dan Cara Membangunnya

5. Menutup Kesenjangan antara Manajemen dan Karyawan

Di perusahaan besar, jarang ada karyawan sering bertemu atau bercengkrama dengan manajemen tingkat atas. Maka dari itu terciptalah kesenjangan dalam perusahaan.

Town hall meeting dihadiri oleh CEO hingga manajer. Oleh karena itu, ini akan menjadi peluang untuk menutup kesenjangan tersebut dan membuat karyawan terus merasa menjadi bagian yang berharga dari perusahaan

Apa yang Dibahas di Town Hall Meeting?

Komponen town hall meeting
Komponen town hall meeting

Town hall meeting bukan seperti rapat tim biasa, melainkan rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota perusahaan. Salah satu tujuan utama town hall meeting adalah untuk berbagi informasi dengan seluruh perusahaan sekaligus.

Maka dari itu kamu harus mempersiapkan hal-hal yang ingin disampaikan agar semua orang tahu apa rencana perusahaan kedepannya. Berikut adalah hal yang wajib dibahas dalam town hall meeting:

1. Informasi Terkini tentang Perusahaan

Luangkan waktu untuk membicarakan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan atau tantangan perusahaan saat ini. Bantu karyawan memahami peran mereka dalam memajukan strategi perusahaan dan mencapai hal yang menjadi prioritas.

Hal lain yang dapat dibahas dalam business updates adalah :

  • Company growth
  • Financial updates
  • Tantangan yang dihadapi perusahaan saat ini
  • Karyawan baru
  • Improvements
  • Manfaat dan tunjangan sebagai karyawan

Hal diatas penting untuk dibahas agar karyawan paham posisi perusahaan saat ini dan bagaimana mereka bisa mengambil peran dalam perusahaan. Inilah yang dapat memberikan dampak positif untuk perusahaan.

2. Penghargaan Untuk Karyawan

Untuk mengapresiasi hasil kerja karyawan, gunakan kesempatan dalam town hall meeting untuk memberi penghargaan bagi karyawan yang berprestasi. 

Hal ini dapat membuat karyawan merasa dihargai dan menunjukkan kepada tim lain bahwa kamu melihat value yang dibawa oleh masing-masing karyawan ke perusahaan.

Penentuan karyawan yang berprestasi dapat dilakukan dengan metode melihat angka pada data tertentu atau kamu bisa melakukan dua cara dibawah ini:

  • Dipilih oleh pimpinan: Kamu dapat memilih setiap leader dalam setiap tim, lalu para leader dapat mengidentifikasi anggota tim yang telah memberikan value terbesar pada perusahaan atau membantu memajukan prioritas tertentu. Kamu dapat mengapresiasi karyawan tersebut dengan memberi tiket makan siang dengan CEO atau piala. 
  • Dipilih oleh rekan kerja: Panggil satu karyawan untuk memperkenalkan rekannya atas apa yang telah mereka lakukan untuk perusahaan, kemudian panggil rekan yang lainnya juga dan lakukan seterusnya. Karyawan yang paling banyak dipilih oleh rekan kerja dapat menerimah hadiah kecil atau hadiah lainnya. 

3. Kabar Pribadi

Town hall meeting bukan hanya untuk membahas soal bisnis dan perusahaan. Dengan semua orang berkumpul, kesempatan ini merupakan tempat yang baik untuk berbagi kabar pribadi yang harus diketahui oleh rekan tim.

Kamu bisa memberitahu hal positif seperti pengumuman kehamilan atau pernikahan, cuti belajar, tips dalam bekerja yang lebih efektif, dan lainnya. Selain itu, para peserta juga bisa berbagi berita sedih atau meminta doa dan dukungan sesama tim. 

Menanyakan kabar menunjukkan bahwa kamu peduli terhadap mereka. Buatlah rekam tim merasa nyaman dan beritahu mereka bahwa kamu akan selalu mendukung mereka.

4. Q&A

Town hall meeting merupakan kesempatan untuk berdiskusi dan melibatkan semua orang. Pertemuan ini biasanya diakhiri dengan pertanyaan, komentar, dan feedback dari anggota tim. 

Kamu dapat memilih untuk menjawab pertanyaan selama rapat atau menyimpan semuanya dalam satu sesi. Pada sesi Q&A, kamu dapat menjawab pertanyaan dari anggota tim ataupun mendengar kekhawatiran atau ide tim dengan tujuan meningkatkan kinerja perusahaan. 

Jika ada pertanyaan yang sulit atau perlu dibahas terlebih dahulu, beri tahu semua anggota tim bahwa kamu memerlukan beberapa saat, kemudian kembali untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Cara Menyelenggarakan Town Hall Meeting yang Efektif

Tentunya kamu ingin town hall meeting perusahaan kamu berjalan dengan baik dan efektif, maka dari itu butuh persiapan dari jauh hari untuk menyelenggarakan town hall meeting.

Berikut adalah cara dan tips melakukan town hall meeting:

1. Rencanakan Agenda Meeting Secara Kolaboratif

Umumnya seorang manajer akan menetapkan agenda untuk town hall meeting. Mulai dari susunan acara hingga topik yang akan dibahas. Akan lebih baik lagi jika kamu menanyakan tim kamu untuk menambahkan hal seperti update tentang proyek, kabar pribadi, atau berita tentang perusahaan yang lainnya.

Jika demikian, gunakan waktu persiapan agenda town hall meeting untuk mengumpulkan ide dan saran. Kamu dapat menggunakan feedback tersebut untuk memperbaiki agenda sebelum dimulainya town hall meeting.

2. Merekam Jalannya Rapat

Merekam rapat dapat bermanfaat untuk karyawan yang tidak dapat menghadiri rapat, mereka dapat memutarnya ulang dan mengetahui isi bahasan dari rapat. 

Bagi manajer, mengulang kembali feedback yang diberikan dalam town hall meeting juga bisa menjadi cara yang bagus untuk mengingat kembali informasi penting. Rekaman rapat juga bisa menjadi arsip perusahaan untuk mengetahui apa yang terjadi selama acara tersebut.

3. Menetapkan Agenda Rapat

Menetapkan dan mempersiapkan jadwal maupun agenda rapat sebelumnya dapat mendukung keberhasilan rapat kamu. Membuat rundown rapat dapat membantu memastikan topik yang akan didiskusikan dan waktu yang dibutuhkan. Maka dari itu penting untuk mempersiapkan rapat secara matang.

💡 Pro Tip: Hal penting lainnya adalah kamu dapat mengirimkan jadwal tersebut kepada anggota perusahaan setidaknya satu sampai dua hari sebelumnya. Hal ini diperlukan agar mereka dapat mempersiapkan diri, ide, dan pertanyaan mengenai topik yang ada.

4. Memiliki Fasilitator

Meeting facilitator adalah seseorang membantu mengatur waktu dan membantu peserta tetap terlibat dalam rapat. Saat mempresentasikan atau mendiskusikan topik, akan sulit bagi peserta untuk mengatur waktu. 

Fasilitator akan memastikan suatu pembahasan tidak berlangsung terlalu lama sehingga masih ada waktu tersisa untuk membahas topik pembicaraan lainnya sampai akhir acara tanpa terburu-buru.

5. Bagikan Informasi Terbaru

Town hall meeting merupakan pertemuan yang dihadiri oleh banyak anggota perusahaan, dan waktu setiap orang yang hadir sangatlah berharga.

Daripada menggunakan waktu untuk membagikan informasi lama, berbagi informasi terbaru akan lebih menambah value rapat dan mempertahankan kehadiran para peserta. Karena harapan karyawan saat datang ke rapat adalah belajar dan menerima sesuatu yang baru.

Dengan berbagi informasi baru kamu dapat mendengar reaksi pertama dari hadirin dan menerima feedback langsung dari karyawan. Mendapat masukan lebih awal dapat membantu mengatasi masalah sejak dini.

6. Meminta Feedback Tentang Keberlangsungan Rapat

Setelah selesainya rapat, kamu dapat langsung meminta masukan dari karyawan menggunakan teknologi seperti Google form atau platform lainnya. Semakin cepat kamu mengumpulkan feedback akan semakin baik. Mintalah pendapat tentang topik, ide, atau sukarelawan untuk inisiatif baru.

7. Tepat Waktu

Agar town hall meeting dapat berjalan dengan efektif dan produktif, usahakan memulai dan menyelesaikan rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Dengan begitu kamu juga menghormati jadwal karyawan sebelum dan sesudah rapat.

Untuk memastikan rapat tetap berjalan sesuai jadwal, kamu dapat mencatat poin-poin diskusi yang akan dibahas pada town hall meeting berikutnya. Ingatlah tetap fokus pada jadwal yang telah dibuat dan tangani satu masalah pada satu waktu!

Kesimpulan

  • Town hall meeting artinya rapat yang diadakan perusahaan dan dihadiri oleh seluruh jajaran anggota perusahaan mulai dari CEO, manajer hingga karyawan.
  • Town hall meeting diadakan untuk membahas informasi baru, proyek jangka panjang, penghargaan, dan mengumpulkan ide serta feedback dari karyawan.
  • Kesempatan town hall meeting dapat digunakan untuk pendekatan sesama tim/karyawan atau karyawan dengan manajer untuk meningkatkan transparansi.
  • Sebelum mengadakan town hall meeting, persiapkan jadwal agenda rapat agar rapat dapat berjalan dengan efektif.

--- Ditulis Oleh Phoebe Charissa ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
Mar 6th 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan" saat interview? Kamu dapat menjawab dengan estimasi gaji dan alasanmu seperti “Di pekerjaan saya sebelumnya, saya menerima rata-rata gaji X juta sampai X juta dari fresh graduate hingga...